Prosto se nametne potreba da paralelno sa širenjem kompanije i rastom proizvodnje, dođe do zahtjeva za novim informacionim sistemom i to obično ERP sistemom.

 

 

Šta je ERP sistem?

 

ERP sistem predstavlja softversko rješenje koje ima unaprijed ugrađene poslovne procese koji odgovaraju najboljim praksama, a implementacija sistema smatra se ključnim izvorom unapređenja performansi organizacije. Izuzetno je bitno napomenuti ali i shvatiti da implementacija informacionog sistema ide zajedno sa reinženjeringom poslovnih procesa.

Reinženjering može biti manji ili veći ali se desi u svakoj kompaniji prilikom implementacije informacionog sistema. Suština implementacije informacionog sistema jeste uspostava optimizacije proizvodnog procesa.

 

 

ImelBIS ERP nastao je na temelju najboljih praksi kompanija i niza pretpostavki o načinu njihovog poslovanja u cjelini, što je rezultiralo jedinstvenim softverskim rješenjem koje je primjenjivo u svim organizacijama. ImelBIS ERP omogućava profitabilno funkcionisanje, kontinuirano prilagođavanje i održivi rast kompanije.
Integralnost informacionog sistema ImelBIS još je jedna prednosti kao ERP sistema. Poslovne funkcije u ImelBIS-u su međusobno povezane i postoji zahtjev da se poslovni podatak unosi samo jednom a daljom obradom on se prenosi i njime se upravlja.

 

Kako prevazići „uska grla“ u procesu proizvodnje?

 

Iskustveno je dokazano da u proizvodnji postoje određeni gubici poput prekomjerne proizvodnje, bespotrebnog vremena čekanja, nepotrebnog transporta, prevelikih zaliha, prekomjerne obrade, nepotrebnih pokreta, većeg škarta i sl.

 

 

Implementacijom ImelBIS sistema u proizvodnim kompanijama moguće je otkloniti naprijed navedene gubitke i omogućiti optimizaciju radnih procesa i minimalizaciju troškova kroz:

– planiranje proizvodnje i analizu potrebnih resursa,
– operativno planiranje rada strojeva i radne snage,
– praćenje realizacije utroška materijala i obavljenih tehnoloških operacija,
– izradu poluproizvoda i proizvoda,
– kontrola kvaliteta ulazanog materijala, procesa, poluproizvoda i proizvoda,
– periodični i završni obračun proizvodnje i izračun stvrane cijene koštanja svakog pojedninačnog proizvoda ili proizvodne usluge.

 

Kako uspostaviti proces planiranja i upravljanja proizvodnjom kroz ImelBIS?

 

Upravljanje proizvodnjom se može definirati kao koordinacija i kontrola svih aktivnosti potrebnih za proizvodnju nekog proizvoda uz uključenje kontrole planiranja, troškova, izvođenja, kvalitete i gubitaka.

 

Obično se aktivnosti u proizvodnom procesu dijele na tri osnovna područja:
– priprema proizvodnje (tehnološka i operativna)
– realizacija proizvodnje (proizvodnja i montaža)
– opsluživanje proizvodnje (kontrola kvalitete, skladište i održavanje)

 

Velika pažnja posvećena je i u dijelu kontrole kvalitete i povezanosti s drugim poslovnim funkcijama u organizaciji i to sa: prodajom, tehničko-tehnološkom pripremom, nabavom i računovodstvom.

 

Sljedivost sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda je standardna funkcionalnost integrirana u cijelo softversko rješenje.
Dokumentacija je elektronska, tako da je i popunjavanje iste automatizovano, a pretraživanje podataka značajno ubrzano. Svi podaci, zajedno sa dokumentacijom nalaze se u sistemu i lako se njima može upravljati.

 

 

 

Implementacija ImelBIS ERP sistema ima kako operativne tako i strateške koristi za kompaniju. Operativne se odnose na povećanje efikasnosti poslovnih procesa, dok se strateške ogledaju u osiguranju potrebne sistemsko informacione podloge za donošenje poslovnih odluka.

Implementacija ERP-a nije samo stvar promjene softvera, već poboljšanja poslovnih procesa i reinženjeringa.

 

Zašto se opredijeliti za integralni sistem ImelBIS ERP?

 

Ključni razlozi zašto krenuti u proces implementacije informacionog sistema ImelBIS-a :

– Ranije prepoznavanje potencijalnih problema u proizvodnji
– Povećana konkurentnost u ponudama tačnim određivanjem cijena
– Niži troškovi držanja zaliha
– Bolje upravljanje velikim transakcijama, samostalno, bez potreba za dodatnim resursima
– Podatke je lakše pronaći i dostupniji su menadžmentu
– Bolje donošenje odluka u poslovanju
– Manji troškovi računovodstva zbog manje grešaka
– Obračun troškova na mjesečnom nivou, finansijski rezultat svakoga mjeseca
– Poboljšan izbor dobavljača na temelju ocjena rezultata iz podataka
– Poboljšano planiranje kapaciteta
– Uštede u troškovima zbog poboljšanja efektivnosti cjelokupne opreme (OEE)
– Mjerenje indikatora ključnog učinka (KPI)

 

Napomena za potecijalne korisnike informacionih sistema!

 

Dvije male ali bitne napomene za kompanije koje su na putu da mijenjaju informacione sisteme:

– Nemoguće je implementirati učinkovit informacioni sistem kod korisnika koji ne zna šta želi jer sve što mu se ponudi nije ono što on očekuje. Treba imati povjerenje i slijediti dobre prakse implementatora.

i

– Ukoliko korisnik ima računarsku opremu pete generacije, softver četvrte, organizaciju treće a kadrove druge generacije može samo očekivati da će bilo koji sistem raditi u drugoj generaciji. Ljudski kapital izuzetno je bitan kod implementacije informacionih sistema, jer sistem je samo dobar alat.

 

Razmislite i planirajte uspjeh!

 

„Nakon uspješne saradnje sa kompanijom Imel kao i sa kompletnim timom za web i cloud rješenje želim da iskažem veliko zadovoljstvo. Saradnja se odvijala vrlo korektno, profesionalno i u zadatim rokovima. Isporučena online trgovina ispunila je sva naša očekivanja. Na temelju navedenog, smatramo da će Imel d.o.o. biti naš izbor i za buduće slične projekte. ”

 

  Dino Sakić, marketing menadžer Dženex d.o.o.

Poznavaoci tržišta poslovnih softvera složit će se sa konstatacijom da je vrhunac svakog softvera za upravljanje poslovanjem upravo njegov dobro razvijen dio za planiranje i upravljanje proizvodnjom.

 

Na svijetu ne postoje dvije identične kompanije pa samim time i svaka proizvodnja zahtjeva drugačiju postavku i obračun.

 

 

Bez obzira o kojoj se vrsti ili obliku proizvodnje radilo pored KVALITETNOG SOFTVERA potreban je poseban pristup i posebna pažnja koja se odvija kroz proces IMPLEMENTACIJE softvera.

 

Kako uspostaviti proces upravljanja proizvodnje kroz ImelBIS?

 

ImelBIS ERP namijenjen je uglavnom srednjim i velikim kompanijama proizvodnog sektora.

 

Za većinu kompanija cilj obračuna proizvodnje i pogonskog računovodstva jeste obuhvatanje svih troškova koji nastaju u proizvodnim i neproizvodnim aktivnostima kompanije i obračuna cijena koštanja učinaka zaposlenih i gotovih proizvoda.

 

ImelBIS omogućava upravljanje proizvodnjom sa CILJEM da korisniku pruži podršku za efikasno planiranje proizvodnje, prodaje i nabave. Dok sa druge strane omogućava bilansiranje potreba za sirovinama, bolje upravljanje proizvodnom dokumentacijom, brži pregled stanja proizvodnje i statusa izvršenja radnih naloga, bržu i tačniju kontrolu utroška materijala, rada i ostalih troškova.

 

 

Uobičajeni koraci u proizvodnom poslovnom procesu planiranja i upravljanja proizvodnjom kroz ImelBIS možemo predstaviti u nekoliko koraka:
– planiranje proizvodnje i analizu potrebnih resursa,
– operativno planiranje rada strojeva i radne snage,
– praćenje realizacije utroška materijala i obavljenih tehnoloških operacija,
– izradu poluproizvoda i proizvoda,
– kontrola kvaliteta ulazanog materijala, procesa, poluproizvoda i proizvoda,
– periodični i završni obračun proizvodnje i izračun stvarne cijene koštanja svakog pojedinačnog proizvoda ili proizvodne usluge

 

Nabrojani procesi planiranja i upravljanja proizvodnjom samo daju pregled proizvodnih koraka koji su podržani, no ono što je istinska snaga i kvalitet ImelBIS-a jeste njegova izuzetna fleksibilnost odnosno kastomizacija klijentovim potrebama.

 

Koliko je bitan proces implementacije i integralnost softvera?

 

Nije svejedno kako se radi implementacija informacionog sistema i da li postoji njegova integralnost.

 

Polazeći (od činjenice) da je svaki proizvodni proces jedinstven i unikatan, a što je uzrokovano različitim faktorima da li opremom, tehnologijom, organizacijskom ili upravljačkom kulturom, implementatori ImelBIS sistema u mogućnosti su odraditi reinženjering poslovnih procesa i omogućiti prilagodbu softvera datoj organizaciji kako bi se postigli bolji poslovni rezultati i zadovoljstvo klijenta.

 

Konsultanti koji su implementatori ImelBIS-a stručnjaci su sa višegodišnjim iskustvom i mogu pružiti najbolje rješenje kako prebroditi složenost proizvodnog procesa. Implementacija se radi po fazama uz prethodno pripremljeni plan implementacije a sve uz dogovor sa klijentom.

 

Ključna poenta implementacije informacionog sistema koja slijedi nakon instalacije softvera jeste uspostava optimizacije proizvodnog procesa.

 

 

 

Velika pažnja posvećena je i u dijelu kontrole kvalitete i povezanosti s drugim poslovnim funkcijama u organizaciji i to sa: prodajom, tehničko-tehnološkom pripremom, nabavom i računovodstvom. Integralnost informacionog sistema ImelBIS, pored uvezanosti poslovnih funkcija, ogleda se i u dijelu da se poslovni podatak unosi samo jednom a daljom obradom on se prenosi i njime se upravlja.

 

Sljedivost sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda je standardna funkcionalnost integrirana u cijelo softversko rješenje.

Dokumentacija je elektronska, tako da je i popunjavanje iste automatizovano, a pretraživanje podataka značajno ubrzano. Svi podaci, zajedno sa dokumentacijom nalaze se u sistemu i lako se njima može upravljati.

 

Problemi u proizvodnim procesima i kako koristiti softver za Benchmarking

 

Upravljanje procesom porizvodnje podrazumjeva i upravljanje kvalitetom, zalihama i radom. To je u suštini upravljanje procesom transformacije.

Nije tajna da se proizvodne kompanije, bez obzira na vrstu proizvoda, susreću sa sledećim situacijama:
– Neadekvatno ili loše planiranje proizvodnje
– Neučinkovito upravljanje skladištem i zalihama
– Kašnjenje sa isporukama proizvoda
– Prevelika količina škarta i reslova
– Loša iskorištenost i raspoređenost proizvodnih resursa
– Ne postojanje odgovornosti
– Velikom konkurencijom
– Internim i externim trendovima

 

 

Ukoliko se dotaknemo BENCHMARKING analize u proizvodnom procesu softver ImelBIS omogućava :
– mjerenje i evidentiranje ključnih pokazatelja uspješnosti
– analizu i unapređenje pokazatelja uspješnosti
– analizu poslovanja
– ocjenu stanja proizvodnog sistema i procesa
– poduzimanje akcija za promjene

 

Mali savjet zlata vrijedan

 

Svaka proizvodna kompanija treba da se okrene ka planiranju i upravljanju proizvodnim procesom prije nego dođe u situaciju da:
– zaostaje u ostvarivanju rezultata u odnosu na druge ili
– ima stagnaciju rasta proizvodnje u odnosu na prethodni period.

 

Logično je da slijedi pitanje: Šta treba učiniti?

 

Potrebno je više investirati u opremu i ljude te odabrati softver dizajniran po mjeri. Softver koji će omogućiti usmjeravanje cijelog proizvodnog procesa koji uključuje planiranje, automatsko izvršavanje i analizu kako bi se postigla daljnja efikasnost proizvodnje.

 

Nekoliko razloga zašto krenuti u proces implementacije informacionog sistema ImelBIS-a :
– Ranije prepoznavanje problema u proizvodnji
– Povećana konkurentnost u ponudama tačnim određivanjem cijena
– Niži troškovi držanja zaliha
– Bolje upravljanje velikim transakcijama, samostalno, bez potreba za dodatnim resursima
– Podatke je lakše pronaći i dostupniji su menadžmentu
– Bolje donošenje odluka u poslovanju
– Manji troškovi računovodstva zbog manje grešaka
– Obračun troškova na mjesečnom nivou, finansijski rezultat svakoga mjeseca
– Poboljšan izbor dobavljača na temelju ocjena rezultata iz podataka
– Poboljšano planiranje kapaciteta
– Uštede u troškovima zbog poboljšanja efektivnosti cjelokupne opreme (OEE)
– Mjerenje indikatora ključnog učinka (KPI)

 

Planirajte uspjeh!

“Vrijeme je novac”, ovu bitnu činjenicu ne smijemo zaboraviti u poslovnom svijetu.

Softver za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa sastavni je dio modernih poslovnih sistema i omogućava uštedu vremena, zaštitu pristupa određenim prostorijama te praćenja kretanja zaposlenih i trećih lica.

 

 

Evidencija prisutnosti omogućava realni obračun radnog vremena i olakšava poslodavcima uvid u stvarne sate rada a sa druge strane lakši obračun plata te raspored godišnjih odmora.

Bez obzira da li se radi o komercijalnom, finansijskom odnosno realnom ili javnom sektoru kao što su škole, bolnice, hoteli ili organizacije koje imaju razuđene lokacije sistem ImelERV i KP predstavlja rješenje koje može odgovoriti na sve složene zahtjeve rasporeda rada odnosno radnih shema.

 

Šta je Kontrola pristupa?

 

Softver za kontrolu pristupa namjenjen je za praćenje pristupa objektima i prostorijama pomoću uređaja za kontrolu pristupa i identifikaciju putem ID kartica, otiska prsta i sl.

Na osnovu pristupa organizaciji putem prijava na uređaje za kontrolu pristupa omogućeno je praćenje, pregled i izvještavanje o prisutnosti uposlenih u organizaciji.

 

Kontrola pristupa omogućava:

 

– Povezivanja sa različitim uređajima za kontrolu pristupa

– Evidencija svih radnika u sistem kontrole pristupa

– Pristup/prijava prostorijama putem kartice, PIN-a i biometrijske identifikacije (otisak prsta i sl.)

– Kontrola pristupa zaštićenim prostorijama

– Evidentiranje prisutnosti zaposlenih (ulaz i izlaz)

– Kalendar rada i radne šeme po smjenama

– Evidentiranje najave za treća lica (gosti, radnici izvođača radova, inspekcijski organi)

– Evidentiranje ulaza gostiju sa dodjelom kartica za pristup određenim prostorijama

– Kontrola kretanja gostiju

– Informacije o pristupima i provedenom vremenu u svim prostorijama/organizaciji

 

 

 

 

Šta je evidencija radnog vremena?

 

Jedan aspekt sistema je kontrola prisutnosti zaposlenih, dok se drugi odnosi na obračun realizovanog fonda sati.
Svrha sistema ogleda se u tome da se u realnom vremenu mogu dobiti stvarni podaci o prisutnosti te da se u željenom momentu može izraditi obračun radnog vremena na dnevnom, sedmičnom ili mjesečnom nivou za određenog zaposlenika.

 

Aplikacija evidencija radnog vremena integrirana je sa kontrolom pristupa i omogućava sledeće:

 

– Apsolutno tačnu evidenciju prisustva i odsustva sa posla

– Analiza redovnih i prekovremenih sati

– Analiza kašnjenja i odsutva

– Analiza izvještaja o odstupanju prisustva poslu u odnosu na plan rada po smjenama

– Preraspodjela radnog vremena

– Praćenje korištenja godišnjih odmora

– Praćenje prekovremenog rada

– Šihtarica u skladu sa zakonskim propisima u BiH

– Rekapitulacija za obračun plaća

– Mogućnost automatskog povlačenja podataka u obračun plaća ukoliko je integrisana ImelHR aplikacija.

 

 

 

Prednosti koje se ostvaraju implementacijom ImelERV i KP su:

 

– Povećanje sigurnosti kroz precizno definisane dozvole pristupa

– Jednostavan način praćenja prisustva u prostorijama organizacije

– Precizno planiranje potrebnih radnika po smjenama

– Evidencija o prisustvu i provedenom vremenu trećih lica u firmi

–  Izvještavanje o ostvarenim satima prisustva u organizaciji

– Elektronska knjiga šihtarica

– Integracija i automatski obračun plaća na osnovu provedenog vremena zaposlenika

 

Vrijeme je novac!

Promjene i pojave koje se dešavaju svakodnevno, a COVID-19 samo je jedna u nizu, zahtjevaju novu koncepciju upravljanja i pružanja usluga u odnosu na dosadašnju praksu koja je primjenjivana u organima javne uprave.

Koncept podrazumjeva primjenu adekvatnih upravljačkih alata i tehnologija koje zajedno omogućavaju sveobuhvatno, brzo i efikasno korištenje svih dostupnih podataka i informacija, unutar i izvan javne uprave, uz komunikaciju sa realnim sektorom i građanstvom.

 

 

Koji se problemi javljaju kod upravljanja dokumentacijom u organima javne uprave?

Za većinu organa uprave, najzahtjevnijim procesom može se smatrati upravljanje dokumentima. Naravno, dokumentacija se može voditi i ručno ali suočavamo se sa problemom nedostatka vremena i sve veće količine dokumenata. Danas je u većini slučajeva dokumentacija uglavnom u papirnom obliku, nesortirana, često odložena na neodgovarajući način i time je pretraga za potrebnim informacijama i dokumentima spora, otežana i u velikom broju slučajeva uzaludna.

 

Također, postoje situacije u organima uprave da se dokumentacija generiše u elektronski oblik ali bez klasifikacije i funkcionalne povezanosti sa dokumentacijom u papirnom obliku, što stvara lažni privid elektronizacije dokumenata. Ovdje je jasno da ne postoji sistemska organizacija dokumentacije unutar jednog organa i stvorena je situacija sa velikom vjerovatnoćom gubljenja ili trajnog propadanja velikog broja značajne dokumentacije.

Statistički podaci pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument izgubi.

Postavlja se pitanje: „Kako riješiti ovaj problem?“.

 

Šta je sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS ?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima i stvaranjem elektronske javne uprave moguće je napraviti poboljšanje i reinženjering postojećih neprikladnih procesa u organizaciji rada javne uprave čime se sa druge strane poboljšava transparentnost i percepcija kod građana i realnog sektora.

 

Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata.

 

 

 

Kako primjeniti ImelDMS u organima javne uprave?

Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je “prijeko potrebna”, bila adekvatna, efikasna i sigurna.

Često se dešava da se pojmovi upravljanja dokumentima i arhiva poistovjećuju, međutim, u klasičnom poimanju arhivi nemaju ništa sa konceptom “upravljanja dokumentima”. Ukoliko životni vijek dokumenta podijelimo na tri faze aktivni, poluaktivni i pasivni život dokumenta, tada arhivska služba ima zadatak da upravlja “pasivnim životom” dokumenta, kada dokument nije više u operativi.

 

Jedna od ključnih aktivnosti u organima uprave jeste proces zaprimanja te signiranja ulazne i izlazne pošte. Upotrebom sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS svaki dokument koji dođe u instituciju skenira se na protokolu i elektronski prosleđuje odgovornoj/zaduženoj osobi, dok se original odlaže na odogovarajuće mjesto. Ovaj princip rada štedi vrijeme, smanjuje bespotrebno umnožavanje i smanjuje rizik gubljenja originalnog dokumenta.
Svaki od uposlenih na više načina dobija notifikaciju da je dobio novi predmet u rad.

 

 

 

Šta podrazumjeva elektronska uprava?

Osnovna svrha sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS jeste da se efikasnim radom dovede do minimalnih troškova obrade podataka i da se u svakom momentu obezbijede potrebne tražene informacije i adekvatno izvrši usluga.
Papir je ostao u upotrebi samo u slučaju kada dokument treba fizički poslati van institucije ili zahtjeva direktan potpis rukovodioca.

Izuzetno je važno da se elektronska uprava ne smije shvatiti kao puka upotreba informacionih i komunikacionih tehnologija u upravnim procesima, već je treba posmatrati kao cjelokupnu organizaciju javnog menadžmenta u cilju poboljšanja administrativnih funkcija javne uprave i participatorne komunikacije s građanima, a sve putem informacionog sistema.

 

U tu svrhu pored Sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS razvijeni su i sistemi eUprava i eVijeće.
eUprava namijenjena je upravnim nivoima vlasti na kojima se odvija izuzetno značajan dio interakcije između organa vlasti i građana te se donose odluke koje značajno utiču na svakodnevni život građana.

 

 

Pojednostavljeno, eUprava mijenja dosadašnje “trčanje” građanina od šaltera do šaltera, od kancelarije do kancelarije i dolaske po nekoliko puta radi jedne te iste usluge i stvara sistem gdje građanin iz svoga doma podnese sve zahtjeve i na kraju elektronski ili po pouzeću plati tu uslugu. To je moderni sistem u službi građana i države.

eVijeće/eSkupština omogućava uspostavu bolje i brže komunikacije na relaciji građani-vijećnici, vijećnici-vijećnici, vijećnici-služba OV (GV), vijećnici – klubovi vijećnika i sl.

Efikasnost i automatizacija procesa u poslovanju javne uprave može biti dostignuta tek kada se ostvari jedinstvo dokumenata, podataka i procesa.

 

Kako proaktivno djelovati u cilju sigurnosti podataka?

Za zemlje u razvoju karakteristično je da postoji samovolja u razotkrivanju povjerljivih podataka i bespravnom “curenju informacija”.
Informacije i znanje u sistemu za upravljanje dokumentima moraju biti dobro zaštićeni od nedozvoljenog pristupa i korištenja kako unutar organizacije tako i sa vana.
Također, istraživanja pokazuju da u nekim organima javne uprave postoji izostanak odgovarajuće brige o informatičkoj sigurnosti, dok u drugim instituacijama informatička sigurnost je povjerena osobama bez odgovarajućih kvalifikacija.

 

 

Organizacije ovog tipa, gdje ne postoji upravljanje sigurnosnom politikom i procjenom rizika može dovesti do fatalnih posljedica uzrokovanih tzv. Cyber napadom.
Cyber napadi koriste slabosti i ranjivosti sistema sa ciljem ostvarivanja neautorizovanog pristupa što ima za posljedicu:
• Zaključavanje uređaja, kao relativno jednostavan problem za rješavanje ili
• Kriptovanje podataka, kao veoma težak problem za rješavanje

 

Da ne bi došlo do neželjene situacija i fatalnih posljedica predlažemo da se djeluje preventivno.

Angažovanjem stručnog i kvalifikovanog osoblja, koje će primjenjivati savremene tehnologije i zaštitne proizvode vodećih svjetskih kompanija, osigurava se zaštita podataka i organizacije.

 

Koji se benefiti ImelDMS-a mogu očekivati u organima uprave?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS u organe javne uprave mogu se očekivati sledeći benefiti:

• jednostavnije zaprimanje i kreiranje dokumenata unutar organizacije
• vrijeme za pretragu i pristup dokumentima značajno se smanjuje
• brža distribucija dokumenata
• bolja saradnja između timova i službi
• centralizacija arhive
• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
• nema bespotrebnih kopija dokumenta
• manja mogućnost pogrešaka te povećana efikasnosti i produktivnost
• transparentan tok dokumentacije
• veća sigurnost dokumenata
• originalna verzija dokumenta uvijek se nalazi na pravom mjestu i dostupna je u svakom trenutku
• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
• sistem potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
• podizanje organizacione sposobnosti
• veći nivo zadovoljstva korisnika javnih usluga

Analize izvršene na praktičnim primjerima implementiranog sistema pokazale su da je povrat uloženih sredstva u Sistem za upravljanje dokumentima ImeDMS u prosjeku u periodu od 6 mjeseci do 2 godine.

 

Upravljajte dokumentima i olakšajte svakodnevne poslove uz ImelDMS!

Kako da zadržite zaposlenike u vanrednim okolnostima ili ste prinuđeni da ih pošaljete na neplaćeno odsustvo?

 

 

 

„Najveća vrijednost naše kompanije su zaposlenici“ jedna je od najčešće upotrijebljenih fraza pri opisu jedne moderne kompanije, a brojne kompanije su ovu frazu postavile na svoje web-prezentacije i kataloge. Nažalost, trenutna vanredna situacija sa smanjenim obimom poslovanja je primorala vlasnike kompanija da veliki broj zaposlenika pošalju na iskorištavanje godišnjih odmora, neplaćena odsustva ili u najgorem slučaju, prijave na biro za nezaposlene radnike. Ukoliko se radi o malim kompanijama, vrlo lako je pratiti evidenciju za mali broj zaposlenika te imati podatke o njihovim kontaktima, edukacijama, zdravstvenom stanju i sve druge podatke bitne za poslodavca.

 

Imate li kvalitetnu evidenciju zaposlenika?

 

Kada se radi o srednjim ili velikim kompanijama, gdje dolazimo do većeg broja zaposlenika, vrlo je teško uspostaviti kvalitetan sistem evidencije o zaposlenicima, a još teže uspostaviti pretražive baze sa svim podacima o zaposlenicima koji Vam mogu zatrebati prilikom prvog ili ponovnog zapošljavanja. Kvalitetna evidencija, sa pretraživom bazom podataka o zaposlenicima koji su odjavljeni, kao i baza svih potencijalnih zaposlenika koji su se prijavljivali na Vaše konkurse za posao, predstavljaće moćni alat za ponovno uspostavljanje radnih procesa sa novim zaposlenicima ili zaposlenicima koje treba vratiti sa biroa za nezaposlene u Vašu kompaniju.

Imate li evidenciju potencijalnih zaposlenika koji su se prijavljivali na Vaše ranije konkurse?

 

Takodjer, u slučaju ponovnog pokretanja rada kompanije sa smanjenim brojem zaposlenika, sa kvalitetnim informacijama o nivou edukacije, obrazovanja te napredovanja unutar struke, Vama kao menadžeru će biti lakše odabrati prave ljude za upošljavanje na pravim pozicijama, te napraviti velike uštede u vremenu koje bi izgubili ponovnim konkursima i odabirom novih zaposlenika.

 

ImelHR, uz upotrebu ImelDMS – sistema za upravljanje dokumentima, omogućava lakše izdavanje uvjerenja, kreiranje ugovora, planiranje, kreiranje i štampanje rješenja za godišnje odmore te njihovo sigurno čuvanje i distribuciju unutar kompanije.

 

ImelHR – Sistem za upravljanje ljudskim resursima omogućava korisnicima:

• Planiranje potreba za zaposlenicima kroz kreiranje sistematizacije radnih mjesta.
• Prijem zaposlenika putem raspisivanja oglasa za radna mjesta, prijem/prijava, odabir zaposlenika i kreiranje ugovora o radu za pripravnike, stalno i privremeno zaposlene.
• Kretanje u struci zaposlenika, odnosno praćenje napretka i svih promjena koje se događaju kod zaposlenika od zapošljavanja do prestanka radnog odnosa.
• Praćenje formalne i neformalne edukacije, interne i eksterne edukacije, poznavanje stranih jezika, stručnih ispita i svih drugih vidova obrazovanja.
• Sistemska uspostava povrede radnih obaveza, disciplinskih mjera i izradu odgovarajućih rješenja.
• Sistemska uspostava praćenja zdravstvenog stanja i invalidnosti zaposlenika.
• Priprema i izdavanje svih dokumenata, rješenja i uvjeranja iz radnog odnosa.
• Definisanje uslova za dužinu godišnjeg odmora, njegovo planiranje, odobravanje i izdavanje rješenja.

Poslovni informacioni sistem

U poslovnom svijetu vremenom su se, i zbog zakonskih obaveza, uobličavale forme i procedure prenosa podataka i tako nastajali poslovni sistemi informacija odnosno poslovni informacioni sistemi.

 

 

ERP (Enterprise Resource Planning) sistem predstavlja integrisani informacioni sistem za podršku poslovanja koja se koristi u različitim dijelovima neke kompanije. Osnovne karakteristike ERP sistema su da se sastoje od više podsistema i opcija, da podržava stotine različitih poslovnih funkcija i procesa rada, da je realiziran sa višemilionskim programskim kodom i da je nastao kao rezultat višedecenijskog kvalifikovanog rada.

Ukoliko se javi potreba prilagodbe ERP sistema za konkretnu kompaniju tada se koriste posebni alati, programski jezici, posebna znanja i utroši se jako mnogo vremena.

International Data Corporation (IDC) jedna je od vodećih svjetskih kuća u području praćenja analize informacionih tehnologija i ERP sistem definiše kao softversku podršku za najmanje 4 segmenta poslovanja: Finansijsko poslovanje, Proizvodnja, Robno-materijalno i Upravljanje ljudskim resursima

Na osnovu kvalitetnog informacionog sistema može se procijeniti stanje uređenosti, organizovanosti i funkcionalnosti neke kompanije ili organizacije.

 

Ponuda ERP rješenja na tržištu BiH

Trenutno se na bosanskohercegovačkom tržištu nude svjetska i domaća relativno kvalitetna softverska rješenja. Svjetski poznata softverska rješenja pored svih pozitivnih osobina imaju dvije loše strane kada se implementiraju na području Balkana općenito. Jedna je da nisu fleksibilna, teško je prilagoditi svjetsko rješenje potrebama domaćih kompanija a druga osobina jeste da je proces implementacije izuzetno skup. Tada se dolazi u situaciju da se posjeduje višemilionski softver koji ne može odgovoriti zahtjevima kompanije jer nije u odgovarajućoj ¨širini i dubini¨ implementiran. Implementacija kao neodvojivi dio softvera zapravo predstavlja konsultacije na procesu reinženjeringa i primjene informacionog sistema u konkretnoj kompaniji. Ovo nas dovodi do zaključka da pored kvalitetnog softvera jednako je važan i konsalting na primjeni informacionog sistema kojeg isključivo najbolje može pružiti dobar poznavaoc ERP-a. Na žalost za svjetski poznata softverska rješenja takvi konsultanti su rijetkost, jer možda poznaju neku užu oblast ali nikada sve procese i zakonodavstvo a jako mnogo koštaju.
Kada govorimo o domaćim rješenjima ima ih prilično mnogo ali dobar dio njih je modularan i neintegrisan te nemaju mogućnost praćenja određenih poslovni procesa od njihovog nastanka do zaključenja odnosno završetka.

 

 

Siguran i kvalitetan informacioni sistem

Kada menadžeri kompanije donesu odluku da implementiraju informacioni sistem izuzetno je važno opredjeliti se za sistem koji nude dobavljači koji su ujedno i ¨tvorci¨ informacionog sistema. Tada se ulazi u poslovnu saradnju sa kompanijom i konsultatnima koji savršeno razumiju poslovne procese jer su projektovali sistem shodno potrebama tržišta i pozitivnoj praksi koju mogu prenijeti na nove implementacije. Prilagodba softvera specifičnim zahtjevima korisnika samo je još jedan od benefita kada govorimo o poslovnoj saradnji sa proizvođačem softvera. Također, ne smije se zanemariti integralnost sistema svih poslovnih procesa i izvještavanja na nivou kompanije.

Kada govorimo o integralnom i sigurnom informacionom sistemu tada kažemo ImelBIS ERP. ImelBIS bosanskohercegovačko ERP rješenje nastalo je kao rezultat 25-godišnjeg rada i iskustva stečenog u saradnji sa preko 500 različitih subjekata u BiH, Srbiji i Hrvatskoj.
ImelBIS predstavlja sveobuhvatno softversko rešenje namijenjeno za efikasno upravljanje svim poslovnim procesima i resursima kompanije. Integralnost se ogleda u međusobnoj povezanosti procesa od planiranja, nabave i prodaje, finansija i računovodstva, upravljanja sredstvima i zalihama, upravljanja proizvodnjom, upravljanja ljudskim resursima, obračuna plaća, kontrole i evidencije radnog vremena do upravljanja samim tokom dokumentacije.
Slobodno možemo reći da je razvoj ImelBIS sistema upotpunjen pozitivnim poslovnim praksama stečenim tokom svih dosadašnjih implementacija sa jedne strane te odgovarajućih naučnih i tehničkih dostignuća koja se vremenom razvijaju sa druge strane.

 

 

Prilagodljivost poslovnog informacionog sistema ImelBIS

Imel BIS predstavlja moćan alat i omogućava menadžerima da nadgledaju poslovanje kompanije i da dobiju tačne i pravovremene izvještaje za donošenje ispravnih odluka.
Njegova skalabilnost se ogleda u prilagodbi specifičnim zahtjevima korisnika i stručnom vođenju procesa implementacije zasnovanog na kvalitetnim poslovnim konsultacijama.

Bez obzira na sve sličnosti i branšu ne postoje dvije identične kompanije, svaka ima svoje specifičnosti koje informacioni sistem mora ¨pokriti¨. Zato treba odabrati provjeren, pouzdan i siguran informacioni sistem ImelBIS.

Također, bitno je shvatiti da je implementacija informacionog sistema dugoročni projekat i samim time treba se pripremiti na dugoročnu saradnju, koja se ogleda u kontinuiranom procesu konsultacija na implementaciji sistema i postrpodajnoj saradnji nadogradnje sistema.

 

 

 

 

Benefiti upotrebe informacionog sistema ImelBIS su

 Visok stepen konfigurabilnosti shodno načinu poslovanja kompanije
 Bolja organizacija budžeta i zaposlenika
 Automatizacija poslovnih procesa
 Smanjenje troškova te povećanje produktivnosti i prihoda
 Visok stepen povjerenja u prezentirane informacije
 Povrat ulaganja u kratkom roku (12-24 mjeseca)
 Strateško planiranje i odlučivanje

Osnovni motiv ali i cilj svake kompanije koja se opredjeli za implementaciju ImelBIS sistema jeste smanjenje troškova te povećanje produktivnosti i prihoda, čime se stvaraju uslovi za bolje rezultate poslovanja.
Ponosni smo da su naši klijenti uspješne srednje i velike kompanije koje su iskusile slatke izazove naglog rasta i da su za praćenje poslovanja i odgovora na nove izazove odabrali integralni infomacioni sistem ImelBIS.

 

Planirajte uspjeh uz ImelBIS ERP.

 

 

Preuzeto iz poslovnog magazina IN STORE   https://bit.ly/3jfly9R

 

Planiranje i analiza kao navigacioni instrument u poslovnom svijetu

 

Za uspješno upravljanje kompanijom, koja pri tome ima i poslovne jedinice, potreban je sistem koji će integrirati sve poslovne aktivnosti u jednu cjelinu. Integralni sistem ustvari je softver sastavljen od velikog broja podsistema koji prati sve poslovne aktivnosti i događaje na nivo cijele kompanije, slaže ih poput puzli a sve sa ciljem planiranja, kontrolinga, izvještavanja i upravljanja kompanijom. Integralni informacioni sistem ImelBIS u dijelu poslovne inteligencije omogućava ove menadžerske aktivnosti.

 

 

Zašto planirati i analizirati rezultate poslovanja?

 

Istraživanja u poslovnoj praksi razvijenih ekonomija, pokazuju da 40% od svih informacija u kompaniji potiče iz računovodstva ali o prošlim i sadašnjim promjenama.
Glavni problem sa kojim se kompanije susreću jeste ne postojanje PLANIRANJA I ANALIZE. Obično je finansijsko računovodstvo tradicionalno orijentisano ka eksternom izvještavanju i eksternim korisnicima poslovnih izvještaja ali naspram toga stoji integralni informacioni sistem koji može pomoći kako računovođama tako i menadžerima te dati odgovore na ključna pitanja:

 

• Koliko se mora prodati da bi se došlo do tačke pokrića odnosno „pozitivne nule“?
• Koji proizvodi ili usluge su donosioci prihoda odnosno “zvijezde” a koji ne?
• Koje je tržište najslabije raslo i zbog čega?
• Koji kupci su profitabilni a sa kojim treba prestati raditi?
• Kako „ispravno“ izračunati cijenu koštanja proizvoda/usluga?
• Da li uvoditi dodatnu smjenu? …

 

Poslovica kaže « Ako ne znaš gdje ideš, bilo koji put odvest će te tamo».

U poslovnom svijetu ovo je luksuz koji vodi ka gubitku i propadanju.

 

 

 

Uloga ImelBIS-a kao navigacionog alata

 

Integrani informacioni sistem ImelBIS ERP pored svih mogućnosti i prednosti posebnu važnost pridaje poslovnoj inteligenciji odnosno modulu Planiranje i analiza poslovanja. Planiranje i analiza predstavlja kompleksan i sveobuhvatan model po svim relevantnim segmentima poslovanja: prihodi, troškovi, proizvodnja, nabava, prodaja, investicije i dr..

 

 

Svima je jasno da planiranje samo za sebe nema smisla, ukoliko ne podupire upravljačke procese u kompaniji i ako se ne analiziraju rezultati ostvarenja. ImelBIS pored planiranja omogućava upoređivanje trenutnih rezultata sa planiranim kako bi se utvrdila odstupanja i pravovremeno poduzele odgovarajuće aktivnosti, poput navigacionog instrumenta.

 

Da li su kontroling i izvještavanje okrenuti menadžerima?

 

Kompanijama je neophodan ovaj menadžerski alat kojim će ostvariti krajnji cilj ovog putovanja a to je unapređenje poslovanja kompanije te stvaranje dodatne vrijednosti.
Analiza kao važan segment informacionog sistema omogućava da korisnici mogu samostalno kreirati analize i izvještaje na osnovu prometa po bilansnim pozicijama u glavnoj knjizi. Sve analize i izvještaji mogu se exportovati u MS Excel i povezati sa pripremljenim obrascima izvještaja i analiza.

 

 

Pored mogućnosti kreiranja izvještaja „po želji i potrebi“ sistem posjeduje set zakonskih izvještaja za preduzeća i budžetske organizacije po zakonu FBiH.

Također, izuzetno bitan dio analize poslovanja preduzeća jeste i Kontroling koji omogućava provjeru metoda knjiženja određene dokumentacije i efikasnosti nabave i prodaje, analize proizvodnje i sl..
Kontroling je okrenut internom izveštavanju, menadžerima, vlasnicima, direktorima i treba zapravo da ponudi sasvim nešto drugo, za raziku od finansijskog računovodstva. Treba da vodi ka realizaciji postavljenih planova i ostvarenju cilja.

 

Gledajmo na trenutnu situaciju kao priliku za pozitivne promjene. Ukoliko su ranije postojale sumnje u važnost digitalizacije i informatizacije sada nema više dvojbe. Turizam je, na veliku žalost, osjetio ponajviše posljedice trenutne situacije. Neka hotelski sistem ImelHIS, namijenjen za upravljanje hotelskim poslovanjem, bude način kako povećati iskorištenost kapaciteta hotela, motela, odmarališta i lječilišta te adekvatno odgovoriti zahtjevima gostiju.

 

 

Trošite mnogo vremena na evidenciju prijave i odjave gostiju ili nemate adekvatne preglede?

 

Danas je nezamislivo ostvariti bilo kakve rezultate bez primjene odgovarajućih softverskih rješenja u bilo kojoj djelatnosti pa tako i u hotelijerstvu.
Hotelski informacioni sistem ImelHIS namijenjen je za cjelokupno upravljanje poslovanjem hotelskih objekata bez obzira na broj smještajnih jedinica i zakonsku regulativu (BiH, Srbija, Hrvatska, Crna Gora i dr.). Sistem je jednostavan za korištenje i prilagodljiv različitim kategorijama objekata kao što su: hoteli, moteli, hosteli, pansioni, odmarališta, lječilišta, apartmani i mali hoteli.

 

 

Sistem omogućava brzu i jednostavnu pojedinačnu i grupnu rezervaciju kao i prijem gostiju stranih/domaćih. Praćenje statusa rezervacija (potvrđena, nepotvrđena, otkazana, nepojavljeni gosti).

Grafički prikaz zauzetih, slobodnih i rezervisanih soba po spratovima prikazan je na slici.

 

 

 

Da li je moguće elektronski voditi Knjigu gostiju i automatski izdavati račune?

 

Kroz ImelHIS omogućeno je automatsko vođenje knjige domaćih i stranih gostiju. Prikaz i štampa moguća je po raznim uslovima a obrasci su usklađeni s zakonskom obvezom vođenja knjiga.

Omogućeno je evidentiranje dodatnih troškova gostiju na sobu (konzumacije, minibar, ekstra usluge …). Gostima se mogu izdavati računi za sve konzumacije te naplatiti u restoranu kao pojedinačan ili izvršiti prenos na sobu kao objedinjen obračun usluga (sobe, restorana, mini-bara, telefonskog računa i sl.).

 

 

Integracija sa drugim sistemima

 

ImelHIS je dizajniran i prilagođen kako bi odgovorio potrebama korisnika sistema sa mogućnošću prilagodbe i integracija sa drugim sistemima.
ImelHIS sistem preko Centralizovanog rezervacijskog sistema povezan je sa kanalima za rezervaciju Booking i Agoda.
Sve rezervacije izvršene bilo gdje u svijetu u realnom vremenu odmah se prikazuju u sistemu.
Također, omogućeno je vršiti rezervacije i na web stranici hotela koje se automatski importuju u sistem ImelHIS.

Za evidenciju, praćenje i izvještavanje svih ostalih poslovnih događaja i partnera/zaposlenih (kupci, dobavljači, roba i usluga te sami zaposlenici) koristi se informacioni sistem ImelBIS.

Ukoliko postoje međusobno udaljeni objekti (različite lokacije) tada se koristi aplikacija kojom se udaljene lokacije povezuju u jednu logičku cjelinu.

 

Koji se benefiti mogu očekivati nakon implementacije ImelHIS sistema?

 

 Kvalitetnija usluga i veće zadovoljstvo gostiju
 Uspješniji, ugodniji i učinkovitiji rad
 Jednostavniji administrativni poslovi
 Efikasnije popunjavanje i praćene raspoloživosti smještajnih kapaciteta
 Veća konkurentnost uz uštedu vremena i novca
 Bolji poslovni rezultati

 

Da, dokumenti su nosioci Vašeg poslovanja!

 

Da li ste imali problem da pronađete Vaše dokumente?

Trebate „odmah i sada“ ugovor, rješenje, uvjerenje, fakturu a ne znate gdje se nalazi, u kojoj prostoriji, na kojoj polici, u kojem registratoru…

Koliko puta ste izgubili sate i sate na traženju nekog dokumenta u pretrpanoj arhivi papira?

Trebate pripremiti ponudu ili dopis a nemate mnogo vremena?

Sve ove, a i još mnogo drugih problema vrlo jednostavno rješava sistem za upravljanje dokumentima – ImeDMS (Document Management System).

 

Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?

 

Bez obzira na prirodu posla, za većinu organizacija, najzahtjevnijim procesom može se smatrati upravljanje dokumentima. Naravno, dokumentacija se može voditi i ručno ali…
Savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument izgubi.

 

Uvođenjem u organizaciju sistema za upravljanje dokumentima zauvjek se staje na put mukotrpnim pretragama registratora, polica i naslaganih fascikli po stolovima.
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata.
Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima štedi se vrijeme, prostor i novac.

Šta sve omogućava ImelDMS?

 

• Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
• Formiranje elektronskog protokola
• Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
• Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
• Elektronsko organizovanje vaše papirne arhive po zakonskoj regulativi
• Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
• Prava pristupa dokumentaciji – bezbjednost
• Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
• Automatizovano protokolisanje dokumenata
• Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
• Usklađenost sa standardima (ISO)

 

Koja su poboljšanja u radu primjenom ImelDMS?

 

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima kompanije mogu očekivati benefite:
• jednostavnije kreiranje dokumenata unutar organizacije
• vrijeme za pretragu dokumenata značajno se smanjuje i štedi
• brža distribucija dokumenata
• bolja saradnja između timova i službi
• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
• nema bespotrebnih kopija dokumenta
• manja mogućnost pogrešaka te povećavna efikasnosti i produktivnost
• veća sigurnost dokumenata
• originalna verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu i dostupna u pravo vrijeme
• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
• potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
• viši nivo upotrebe znanja organizacije

 

Kvantitativno iskazane uštede su:

 

 

 

Kompatibilnost ImeDMS sa drugim aplikacijama

 

ImelDMS je povezan sa poslovnim sistemom ImelBIS te kao takav čini integralni informacioni sistem.
Poseban značaj i jednostavnost se ogleda kod povezanosti sa aplikacijom HR, gdje proces kreiranja i štampe rješenja za godišnje odmore traje svega nekoliko minuta za stotine/hiljade uposlenika. Također sva dokumentacija koja se odnosi na zaposlenike smješena je na jednom mjestu u DMS (rješenje, uvjerenja, lični dokumenti i sl.)
Jednostavnost ImelDMS sistema se ogleda i u finansijskom dijelu ImelBIS kod kreiranja, protokolisanja i štampe izvoda otvorenih stavki, pregleda svih ulaznih računa u PDF formi i sl.

 

Ne zaboravite „Dokument je nosilac vašeg poslovanja“!