Microsoft 365 nije backup: Zašto vaši podaci nisu sigurni bez dodatnog backup rješenja?

Mnoge kompanije koje koriste Microsoft 365 vjeruju da su njihovi podaci automatski zaštićeni od gubitka. Na prvi pogled takav zaključak djeluje logično – e-mailovi su u oblaku, dokumenti se nalaze u OneDrive-u ili SharePoint-u, a Microsoft upravlja kompletnom infrastrukturom.

Međutim, upravo ovdje nastaje jedna od najčešćih zabluda u modernim IT okruženjima. Microsoft 365 pruža dostupnost servisa, ali nije namijenjen kao profesionalno backup rješenje.

Razlika između ova dva pojma postaje očigledna tek kada organizacija izgubi važne podatke.

Kada se dogodi problem

Zamislite sljedeću situaciju.

Zaposlenik slučajno obriše važnu e-mail komunikaciju iz Outlooka. Nakon toga isprazni folder Deleted Items, uvjeren da mu ti podaci više neće trebati.

Nekoliko sedmica kasnije menadžment ili pravna služba zatraže upravo tu komunikaciju zbog revizije, sudskog postupka ili interne istrage.

Administrator pokušava vratiti podatke i tada dolazi do neugodnog saznanja – Microsoft ih više ne može vratiti.

Ovakvi scenariji dešavaju se mnogo češće nego što većina organizacija očekuje.

Koliko dugo Microsoft 365 čuva obrisane podatke?

Microsoft 365 posjeduje određene mehanizme oporavka, ali oni imaju ograničeno vrijeme zadržavanja i nisu zamišljeni kao dugoročna zaštita podataka.

Exchange Online

Kada korisnik obriše e-mail, on završava u folderu Deleted Items. Nakon brisanja iz tog foldera prelazi u Recoverable Items, gdje se standardno čuva 14 dana, uz mogućnost produženja do 30 dana.

OneDrive for Business

Obrisane datoteke završavaju u Recycle Bin-u. Nakon isteka perioda zadržavanja trajno se brišu.

SharePoint Online

Podaci prolaze kroz dvije faze Recycle Bin-a, nakon čega više nisu dostupni za oporavak.

Važno je razumjeti da su ovi mehanizmi namijenjeni kratkoročnom oporavku, a ne čuvanju poslovno kritičnih podataka mjesecima ili godinama.

Microsoft i vi nemate iste odgovornosti

Microsoft vrlo jasno definiše model pod nazivom Shared Responsibility Model (model podijeljene odgovornosti).

Microsoft je odgovoran za:

• dostupnost Microsoft 365 platforme,
• rad data centara,
• redundantnost infrastrukture,
• zaštitu od hardverskih kvarova.

Vi ste odgovorni za:

• zaštitu vlastitih podataka,
• dugoročno čuvanje informacija,
• oporavak nakon slučajnog ili namjernog brisanja,
• zaštitu od ransomware napada,
• ispunjavanje zakonskih, revizijskih i regulatornih zahtjeva.

Drugim riječima, Microsoft garantuje da će servis raditi, ali ne garantuje da ćete uvijek moći vratiti podatke koje ste izgubili.

Šta se događa bez profesionalnog backup sistema?

IT administratori se gotovo svakodnevno susreću sa situacijama kao što su:

• slučajno brisanje dokumenata,
• odlazak zaposlenika koji je obrisao ili izmijenio podatke,
• potreba za vraćanjem podataka starih nekoliko mjeseci,
• ransomware napadi,
• zahtjevi revizije ili pravnih službi za starom elektronskom poštom,
• greške prilikom sinhronizacije OneDrive ili SharePoint sadržaja.

Ako organizacija nema nezavisnu backup kopiju, povrat podataka često više nije moguć.

Posljedice mogu uključivati prekid poslovanja, finansijske gubitke i probleme sa usklađenošću prema internim ili zakonskim pravilima.

Profesionalno rješenje: Veeam Backup for Microsoft 365

Za organizacije koje žele potpunu kontrolu nad svojim podacima, jedno od najpouzdanijih rješenja je Veeam Backup for Microsoft 365.

Veeam omogućava kreiranje potpuno nezavisne backup kopije koju organizacija sama kontroliše, bez ograničenja Microsoft retention politika.

Rješenje štiti:

• Exchange Online mailbox-e,
• OneDrive for Business,
• SharePoint Online,
• Microsoft Teams podatke,
• korisničke i organizacione podatke unutar Microsoft 365 okruženja.

Najveća prednost je mogućnost brzog vraćanja pojedinačnih e-mailova, dokumenata ili kompletnih korisničkih naloga čak i mjesecima ili godinama nakon njihovog brisanja.

Zašto kombinovati Veeam i Synology NAS?

Za mala i srednja preduzeća jedna od najboljih kombinacija predstavlja Veeam Backup for Microsoft 365 uz Synology NAS.

Takva infrastruktura omogućava:

• centralizovano skladištenje backup podataka,
• RAID zaštitu diskova,
• Immutable Backup zaštitu od ransomware napada,
• jednostavno proširenje kapaciteta,
• replikaciju na drugu lokaciju,
• odličan odnos cijene i performansi.

Na ovaj način organizacija zadržava potpunu kontrolu nad svojim podacima, bez obzira na Microsoft retention politike ili korisničke greške.

Zaključak

Microsoft 365 predstavlja izuzetno pouzdanu cloud platformu, ali nije projektovan kao profesionalni sistem za backup.

Njegovi ugrađeni mehanizmi služe za kratkoročni oporavak podataka i ne mogu zamijeniti nezavisnu sigurnosnu kopiju koja omogućava dugoročno čuvanje i potpunu kontrolu nad poslovnim informacijama.

Ako vaša organizacija koristi Exchange Online, OneDrive, SharePoint ili Microsoft Teams, profesionalni backup više nije dodatna opcija – on je sastavni dio ozbiljne strategije zaštite podataka.

Trebate pomoć?

IMEL projektuje, implementira i održava profesionalna backup rješenja zasnovana na Veeam i Synology tehnologijama.

Naš tim certificiranih stručnjaka pomaže organizacijama da:

• zaštite Microsoft 365 podatke,
• uspostave sigurnu backup infrastrukturu,
• implementiraju immutable backup,
• ispune regulatorne i revizijske zahtjeve,
• izrade pouzdan plan oporavka nakon incidenta.