Približava se period kreiranja godišnjih izvještaja o uspješnosti poslovanja.
U ovom periodu godine, sve kompanije koje planiraju i analiziraju svoje poslovanje, započinju sa pripremnim radnjama za završne izvještaje.
Pripremne radnje omogućavaju sastavljanje finansijskih izvještaja koji će prikazati realno stanje imovine i obaveza kompanije, kao i krajnji rezultat poslovanja.
Jedna od pripremnih radnji je usaglašavanje potraživanja i obaveza sa dobavljačima i kupcima.
ZAŠTO JE OBAVEZNO USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Činjenica je da se, primjenjujući računovodstvena načela, redovnim i ažurnim evidentiranjem poslovnih promjena obezbjeđuje usaglašenost realnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem.
Zašto je onda potrebno vršiti usaglašavanje ako se pridržavamo načela ažurnosti?
U praksi se često dešavaju greške u toku samog procesa knjiženja. Kakve posljedice i u kom intenzitetu će ove greške ostaviti na poslovanje i na krajnji rezultat, ovisi o vremenu otkrivanja istih.
Kako bi se minimizirale posljedice ovakvih grešaka preduzeća su dužna da prije sastavljanja finansijskih izvještaja usaglase međusobna potraživanja i obaveze, uz odgovarajući dokument konfirmacije.
DOKUMENTI DOSPIJEĆA U IMEL BIS-u
U okviru opcija koje obrađuju odnose sa kupcima i dobavljačima, projektovana je posebna opcija za izradu pratećih dokumenata koji se odnose na praćenje dospijeća potraživanja i obaveza.
Pod dokumentima dospijeća podrazumijevaju se sljedeći dokumenti:
– Izvodi otvorenih stavki – dokumenti čija je namjena međusobno usaglašenje obaveza i potraživanja, po osnovu kojih vrši se usklađivanje poslovnih knjiga;
– Opomene za plaćanje – dokumenti kojima se kupcima ukazuje na ne prevovremeno izmirenje obaveza;
– Dokumenti usaglašenja – stanje računa i ostali, pomoćni dokumenti, koji se javljaju u radu sa kupcima i dobavljačima i podižu stepen naplate i izvršenja obaveza.
IOS kroz ImelBIS
Isprava kojom se dokazuje usaglašenost nije propisana, ali se u praksi koristi Izvod otvorenih stavki (IOS) i predstavlja spisak svih neplaćenih računa na određeni dan, koji firma šalje svojim kupcima i dobavljačima. Sadrži dio predviđen za potvrdu stanja (ukoliko se stanje slaže) i dio gdje možete iskazati neslaganje.
ImelBIS softversko rješenje za upravljanje poslovanjem omogućava jednostavno i brzo kreiranje Izvoda otvorenih stavki.
Kreiranje IOS dokumenta kroz ImelBIS opciju Dokumenti dospijeća, moguće je pojedinačno ili zbirno za kupce ili dobavljače.
Uljučujući i fizička i pravna lica.
Opcija Dokumenti dospijeća je povezana sa ImelDMS, tako da je omogućeno automatsko kreiranje dokumentu u sistemu za upravljanje dokumentima i to postavljajući željene parametre.
Opcija obuhvata sve račune a podešenjima biramo na koji datum želimo presjek, u kojoj valuti, na kom jeziku itd.
KADA I KAKO SLATI IOS-e
Zakonom nije utvrđen tačan datum kada se vrši usklađivanje, već je samo propisano da se to radi prije sastavljanja finansijskih izvještaja. Treba nastojati da se se obuhvati duži period poslovne godine, jer je u tom slučaju veća objektivnost usaglašenog stanja.
IOS obrazac se može štampati u Wordu, Excelu ili spremiti elektronski uz pomoć Imel Document Management System-a.
Elektronski dokument pored snimanja u elektronsku arhivu, moguće je proslijediti automatski mailom ili fax-om poslovnim partnerima.
Primjer IOS-a pripremljenog kroz ImelBIS:
DOKUMENTI USAGLAŠENJA I OPOMENE ZA PLAĆANJE
Dokumenti usaglašenja stanja na karticama i dokumenti opomena za plaćanje kreiraju se na istom principu kao i Izvodi otvorenih stavki.
Kao dokument usaglašenja najčešće se kreira Pregled dospijeća koji nam pomaže da lakše upravljamo i usaglasimo obaveze prema našim dobavljačima.
Opomena za plaćanje šalje se kupcima koji imaju otvroene račune kod nas, izvan roka plaćanja. Ovisno o dužini kašnjenja kupca može se poslati prva opomena, opomena pred tužbu i sl.
Ovi dokumenti se kao i Izvod otvorenih staki mogu štampati i slati automatski iz softvera, elektronskim putem.
Ukoliko se obrasci šalju elektronski ostvaruju se finansijske, vremenske i prostorne uštede. S obzirom da Zakon o računovodstvu dozvoljava da se dokumentacija sastavlja u elektronskom obliku samo treba da bude potpisan elektronskim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom ovlaštenog lica.
