Poslovna godina se bliži kraju, a za većinu kompanija to znači pripremu završnih finansijskih izvještaja. Ovo je ključni trenutak za analizu poslovnih performansi, kao i za postavljanje temelja za naredni period. Jedan od najvažnijih koraka u ovom procesu je usklađivanje potraživanja i obaveza sa poslovnim partnerima. Ovo usklađivanje obezbjeđuje tačnost finansijskih podataka i pomaže u izbjegavanju potencijalnih nesporazuma ili problema u poslovanju.
Zašto je usklađivanje neophodno?
U skladu sa računovodstvenim načelima, svi poslovni događaji se evidentiraju kako bi se odrazila stvarna situacija u poslovnim knjigama. Međutim, čak i uz najpreciznije postupke, greške su moguće – bilo zbog ljudskih faktora, tehničkih problema ili nedosljednosti u knjiženju. Upravo zato je dodatno usklađivanje potraživanja i obaveza ključno, posebno na kraju godine kada je potrebno osigurati da finansijski izvještaji budu potpuno tačni i usklađeni sa zakonskim zahtjevima.
Redovno slanje Izvoda otvorenih stavki (IOS) pomaže kompanijama da održe transparentnost i povjerenje sa svojim klijentima i dobavljačima. IOS predstavlja dokument koji pruža detaljan pregled neplaćenih računa na određeni datum, čime se omogućava potvrda ili ispravljanje eventualnih neslaganja.
Kako funkcioniše IOS?
Izvod otvorenih stavki sadrži sve transakcije sa kupcima i dobavljačima koje nisu zatvorene. Struktura IOS-a omogućava pregled stanja kroz dva dijela:
-Potvrda stanja – ukoliko se saglasnost postigne, stanje ostaje nepromijenjeno.
-Izvještavanje o neslaganju – ukoliko postoje neslaganja, kupac ili dobavljač to naznačava i dodatno se razmatraju razlozi i rješenja.
IOS se ne šalje samo za račune sa dugovanjima. Često se koristi i za potvrdu prometa i stanja, čak i kada dugovanja ne postoje, čime se obezbjeđuje potpuna usklađenost.
Automatizacija uz ImelBIS
Kompanije koje koriste moderni softver poput ImelBIS značajno olakšavaju proces pripreme i slanja IOS-a. Ovaj sistem omogućava:
-Brzo kreiranje IOS-a za pojedinačne ili zbirne račune.
-Generisanje izvještaja prema prilagodljivim parametrima, kao što su datum presjeka, valuta, jezik i drugo.
-Povezivanje sa sistemom ImelDMS, čime se obezbjeđuje automatska arhivacija i elektronska distribucija dokumenta putem e-maila ili fax-a.
Prije generisanja IOS-a, važno je osigurati da su svi računi i uplate zatvoreni. ImelBIS nudi opciju brzog filtriranja nezatvorenih stavki, čime se izbjegavaju greške i povećava efikasnost. Kompletan proces, uključujući kreiranje IOS-a za nekoliko stotina kupaca, traje svega nekoliko minuta, što značajno štedi vrijeme i resurse kompanije.
Evo kako izgleda finalni dokument IOS, uz par klikova u ImelBIS ERP-u:
Zakonske obaveze
Prema Zakonu o računovodstvu i reviziji FBIH, usklađivanje potraživanja i obaveza na kraju godine je obavezno. Iako zakon ne definiše tačan datum za ovo usklađivanje, propisano je da mora biti obavljeno prije sastavljanja završnih finansijskih izvještaja. Ovo daje kompanijama određenu fleksibilnost, ali i naglašava važnost pravovremenog postupanja.
Posljedice neusklađivanja
Nepoštivanje ovog procesa može dovesti do ozbiljnih problema, uključujući:
-Nesporazume i gubitak povjerenja sa kupcima i dobavljačima.
-Kašnjenja u naplati i smanjenje likvidnosti.
-Poteškoće u praćenju tokova novca i planiranju budućih aktivnosti.
-Moguće sporove i pravne posljedice zbog nenaplaćenih potraživanja.
Slanje IOS-a nije samo zakonska obaveza, već i ključna praksa za osiguranje finansijske stabilnosti i transparentnosti u poslovanju. Automatizacijom ovog procesa kroz alate poput ImelBIS-a, kompanije mogu značajno smanjiti administrativni teret, izbjeći greške i fokusirati se na strateški razvoj.
Održavanje tačnih i usklađenih podataka nije samo pitanje zakonske usklađenosti – to je osnov za izgradnju povjerenja i dugoročnog uspjeha u poslovanju.
Zainteresovani ste za besplatnu prezentaciju?
Pošaljite svoje podatke, i stupit ćemo u kontakt!
