U ovoj etapi poslovne godine, sve kompanije koje ozbiljno pristupaju analizi svojih performansi kreću ili su već uveliko u pripremama finalnih izvještaja.
Pripremne radnje su ključne za strukturiranje finansijskih izvještaja koji precizno odražavaju status imovine, obaveza, te konačne rezultate poslovanja.
Jedna od ključnih pripremnih aktivnosti obuhvata usklađivanje potraživanja i obaveza s dobavljačima i kupcima, čime se postiže integritet i transparentnost u odnosima s partnerima. Sastavni dio imovine/obaveza jesu i potraživanja od kupaca odnosno obaveze prema dobavljačima. Jedan od sistema kontrole jeste i usaglašavanje obaveza i potraživanja pomoću Izvoda otvorenih stavki (IOS).
ZAŠTO JE OBAVEZNO USKLAĐIVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
U poslovnom svijetu, dosljedno evidentiranje poslovnih promjena putem primjene računovodstvenih načela je temelj održavanja usklađenosti stvarnog stanja s knjigovodstvenim položajem.
Međutim, zbog čestih grešaka u toku samog procesa knjiženja, postavlja se pitanje: Zašto je potrebno dodatno usklađivanje ako se već pridržavamo načela ažurnosti?
U praksi, greške se često javljaju, a posljedice i intenzitet ovih grešaka zavise od vremena kada budu otkrivene. Kako bismo minimalizirali potencijalne posljedice takvih grešaka, preduzeća su dužna uskladiti međusobna potraživanja i obaveze prije sastavljanja finansijskih izvještaja, uz odgovarajuću dokumentaciju potvrde.
USKLAĐIVANJE PUTEM IOS-a
IOS predstavlja spisak svih neplaćenih računa na određeni dan koji firma šalje svojim kupcima i dobavljačima. Prvi dio IOS-a je predviđen za potvrdu stanja (ukoliko se slažemo sa iskazanim) i drugi dio gdje se može iskazati neslaganje (ukoliko je stanje u knjigama drugačije). IOS se šalje i kupcima koji na dan IOS-a nemaju dugovanja kako bi se utvrdio promet.
KREIRANJE IOS-a KROZ IMEL BIS
ImelBIS softversko rješenje za upravljanje poslovanjem omogućava jednostavno i brzo kreiranje Izvoda otvorenih stavki.
Kreiranje IOS dokumenta kroz ImelBIS opciju Dokumenti dospijeća, moguće je pojedinačno ili zbirno za kupce ili dobavljače. Uključujući i fizička i pravna lica.
Opcija Dokumenti dospijeća je povezana sa ImelDMS, tako da je omogućeno automatsko kreiranje dokumentu u sistemu za upravljanje dokumentima i to postavljajući željene parametre.
Opcija obuhvata sve račune a podešenjima biramo na koji datum želimo presjek, u kojoj valuti, na kom jeziku itd.
Prije pokretanja IOS-a OBAVEZNO je zatvoriti sve račune i uplate kupaca.
Na opciji „Obaveze i potraživanja“ postoji mogućnost brzog filtriranja nezatvorenih uplata i nezatvorenih storno računa.
Kreiranje IOS-a za nekoliko stotina kupaca traje par minuta i omogućeno je automatsko proslijeđivanje kupcima.
KADA I KAKO SLATI IOS-e
Prema Zakonu o računovostvu i reviziji FBIH (Sl. novine FBIH 83/09) u članu 28. propisana je zakonska obaveza usaglašavanja obaveza i potraživanja na 31. decembar tekuće godine.
Zakonom nije utvrđen tačan datum kada se vrši usklađivanje, već je samo propisano da se to radi prije sastavljanja finansijskih izvještaja.
IOS obrazac se može štampati u Wordu, Excelu ili spremiti elektronski uz pomoć Imel Document Management System-a.
Elektronski dokument pored snimanja u elektronsku arhivu, moguće je proslijediti automatski mailom ili fax-om poslovnim partnerima.
KAKVE SU POSLJEDICE PO VAŠ BIZNIS UKOLIKO NE ŠALJETE IOS-e KUPCIMA
Rizik zanemarivanja slanja IOS-a kupcima nosi određene opasnosti za poslovanje. Evo nekoliko ključnih rizika:
Zbunjenost i nesporazumi: Kupci mogu biti zbunjeni ili nesigurni u vezi svojih finansijskih obaveza prema Vašoj firmi ako ne dobiju redovne izvode. To može dovesti do nesporazuma i smanjenja povjerenja u poslovni odnos.
Kašnjenje plaćanja: Ako kupci ne znaju tačan iznos i rokove plaćanja, postoji rizik da će neki od njih zaboraviti ili namjerno odložiti plaćanje. To može uticati na vašu likvidnost i finansijsku stabilnost.
Sporovi i prijave: Nepravilnosti u Izvodima otvorenih stavki istih mogu dovesti do sporova i prigovora od strane kupaca. To može rezultirati gubicima vremena i resursa u rješavanju nesuglasica. Dok nepsotojanje IOS-a može dovodi firmu u nepovljan položaj u slučaju terećenja za nenaplaćena potraživanja od kupaca.
Otežano praćenje tokova novca: Neblagovremeni izvodi otežavaju praćenje tokova novca, što može otežati donošenje informisanih odluka o finansijama i planiranje budućih aktivnosti.
Sve u svemu, redovno i blagovremeno slanje IOS-a ključno je za održavanje transparentnosti, povjerenja i efikasnog upravljanja finansijama u poslovanju.
Primjer IOS-a pripremljenog kroz ImelBIS:
